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Consultation, mention de la source et reproduction

a. Consulter les documents d’archives

L’autorisation d’examiner les documents conservés dans les archives est accordée sur rendez-vous à des chercheurs, et ce, à des fins précises. Un formulaire doit être signé par ceux-ci lors de la visite, reconnaissant leur entière responsabilité du respect des lois relatives à la consultation des documents.

Règles d’accès aux documents institutionnels

Tous les documents publiés qui ont déjà un caractère public et qui ont été créés par les membres du personnel de l’Université dans le cadre de leurs fonctions sont ouverts à la consultation et à la reproduction.

En principe, tous les autres documents sont ouverts à la consultation après une vérification par le personnel du Service d’archives. Celui-ci applique le règlement universitaire ADM-118 Accès à l’information et protection des renseignements personnels, le droit d’auteur sur la reproduction et l’utilisation des documents ainsi que toute autre règle mise en place par l’Université.

Lorsqu’un document est restreint Ă  la consultation ou Ă  la reproduction, le demandeur doit obtenir la permission Ă©crite de la personne responsable de l’unitĂ© crĂ©atrice du document ou la permission de son auteur afin de le consulter. Cette autorisation doit ĂŞtre remise au personnel du Service d’archives. Un formulaire de demande d’accès dĂ»ment rempli doit accompagner la demande de consultation.Ěý

Règles d’accès aux fonds d’archives privés et en dépôt

Pour les fonds d’archives privĂ©sĚýen notre possession, la consultation doit s’effectuer dans le respect des restrictions Ă©tablies dans le contrat d’acquisition ainsi que de la Loi sur l’accès Ă  l’information et la protection de la vie privĂ©e.

Pour les documents d’archives en dĂ©pĂ´tĚýdans nos locaux, il faut s’adresser directement aux bureaux respectifs pour obtenir la permission de consulter leurs documents. Une permission nous sera transmise pour vous y donner accès.

b. Mentionner la source

La mention des sources consultĂ©es se fait conformĂ©ment aux normes archivistiques suivantesĚý: Le nom du service. Le nom et numĂ©ro du fonds. La cote de l’article ou de la pièce. Le titre du dossier, de l’article ou de la pièce, suivi de la date.

c. Demander une reproduction

Afin de contribuer au rayonnement de nos fonds et de nos collections, le Service d’archives offre accès aux documents à des chercheurs à des fins de recherche.

Puisque les documents auxquels ceux-ci ont accès sont la propriĂ©tĂ© de l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul, la reproduction de certains documents peut ĂŞtre restreinte par le Service d’archives afin de respecter les lois concernant le droit d’auteur et la confidentialitĂ© des renseignements Ă  caractère personnel, les volontĂ©s des donateurs, l’entente de don ainsi que l’état de conservation des documents.

Les procédés de reproduction offerts sont la photocopie et la numérisation. Toute demande de reproduction doit être soumise par écrit à archives@ustpaul.ca.

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Les règles pour la reproductionĚý:

1. Le personnel du Service d’archives se charge de toute photocopie et de toute numérisation.
2. Dans certains cas, la disponibilité de notre personnel nous oblige à limiter le nombre de reproductions.
3. Les membres du Service d’archives peuvent photocopier ou numériser une quantité raisonnable de documents lorsqu’il est possible de le faire sans endommager les dossiers et sans contrevenir au droit d’auteur ou à d’autres restrictions.
4. Pour la protection de ses documents, le Service d’archives se réserve également le droit de limiter la reproduction de ses archives qui ont une valeur exceptionnelle, qui sont fragiles ou qui n’ont pas encore été traitées par les méthodes d’archivage.

Ěý

Engagement du demandeurĚý:

Le chercheur ayant obtenu la reproduction de documents provenant du Service d’archives de l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul s’engage Ă Ěý:

1. Respecter la telle qu’elle s’applique Ă  l’utilisation Ă©quitable des imprimĂ©s et des reproductions de documents dĂ©tenus par les archives.Ěý
2. Obtenir en prévision de toute autre utilisation ultérieure une autorisation écrite du titulaire de droits sur le ou les documents.
3. DĂ©fendre, indemniser et tenir le Service d’archives de l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul ou l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul en soi et ses employĂ©s et agents non responsables de toute rĂ©clamation dĂ©coulant ou rĂ©sultant de l’utilisation des images, du texte ou de tout autre matĂ©riel fourni.
4. Ne pas reproduire ou déposer les imprimés ailleurs.
5. Ne pas publier la copie ou les copies reçues. Toute utilisation commerciale requiert l’autorisation du Secrétaire général de l’Université ou de l’archiviste en chef.
6. Assumer l’entière responsabilité de l’utilisation qu’il fera des documents obtenus.

Il est entendu que le Service d’archives de l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul ne saurait ĂŞtre responsable de toute transgression de cet engagement.

Ěý

Mention de la sourceĚý:

Les chercheurs citant ces documents doivent en donner la source. Ă€ la fin de la citation, on doit donc lireĚý: Archives de l’UniversitĂ© »»ĆŢľăŔÖ˛ż-Paul (Ottawa).

Frais de reproductionĚý:

1. Le coût de reproduction de documents d’archives est de la seule responsabilité du chercheur. Le chercheur sera facturé pour les frais de transport quand il est nécessaire d’envoyer la copie d’un document. Veuillez consulter le tableau des tarifs ci-dessous.
2. Le Service d’archives requiert de recevoir le paiement avant d’expédier par la poste ou par courriel les copies demandées. Un chèque peut être fait au nom de Bibliothèque et archives Jean-Léon-Allie.

PhotocopieĚýde documents textuelsĚý:

• Libre-service
  • Noir et blancĚý: 0,08Ěý$/page
  • CouleurĚý: 0,20Ěý$/page

• Par le personnel
  • Noir et blancĚý: 0,25Ěý$/page
  • CouleurĚý: 0,50Ěý$/page

Envoi par courriel en format numĂ©riqueĚý:

• Documents textuelsĚý: 1,00Ěý$/page

• Documents photographiquesĚý: 5,00Ěý$/page

Frais d’utilisationĚý:

• Pour utilisation personnelle (scientifique, pĂ©dagogique ou patrimoniale)Ěý: sans frais

• Pour utilisation commerciale (livres, pĂ©riodiques, internet, publicitĂ©, produits dĂ©rivĂ©s et promotionnels)Ěý: 25,00Ěý$/image

FraisĚýde serviceĚý:

• Recherche effectuĂ©e en moins de 30 minutesĚý: 10,00Ěý$

• Recherche de 30 minutes et plusĚý: 20,00Ěý$/heure supplĂ©mentaire

Frais de transmissionĚý:Ěý

• Par courrier Ă©lectroniqueĚý: gratuit (une fois le paiement reçu pour les reproductions)

• Par la posteĚý: tarifs en vigueur Ă  Postes Canada + 1,00Ěý$/enveloppe